搞定Ⅰ
（1）收集所有需要处理或者对你有用的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；（2）指导自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单；（3）管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。
你发挥能量的能力与你的放松能力成正比。
我建议你拿笔记下目前盘踞在你大脑中的那些最重要的工作或状况。哪一件事最让你心烦意乱？哪一种情况最容易分散你的注意力？哪一个问题令你兴趣浓厚？或者哪一种局面以哪种方式消耗了你大量的精力？也许，正是“摆在你面前的”某项工作或者某种状况必须要处理，而且越早处理越好。
现在，请写下为了推动事情的进展，你需要采取的下一步实际行动。
有所改变的，只是你更加明确了所期盼的结果，并确定了下一步需要采取的行动方案。真正发生改变的，是有关梳理、关注与平和心态的重要因素：你如何处理自身的状况。
你不需要进行太多思考，你只需要几分钟，就能排除无关压力，集中精力利用必要的机会和资源
构建以结果和 行动为导向的思维方式，而这种思维方式需要你有意识地进行培养。
我是这样定义“材料”（stuff）的：进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的任何事情，你尚未确定它对你的真正意义、预期结果和下一步具体行动的所有事情
首先需要培养一个习惯：清除大脑中的全部事务。
他们的突出问题并不是缺乏时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。
盘踞在你脑中问题的数量与解决问题的效率成反比。
在实际行动过程中，我尽量让自己凭直觉去挑选要采取的行动，而不是重新思考那些事务的来龙去脉。因为我早已对事务进行了周密严谨的斟酌，而所得的结果都是纯粹可执行的行动。所以我不会再次浪费时间进行思考，否则，就是徒劳无益地耗费创造力，徒增挫折和压力。
他们时常感到心神不宁、坐卧不安、执行能力减弱，这是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力
（1）收集引起我们注意的事务和信息；（2）理清每个项目的意义和相关措施；（3）组织整理结果，提出选项；（4）进行思考回顾；（5）选择行动。
- 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。 2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。 3. 你必须定期清空这些设备。
仅仅要求你把资料从存储器中取出来，判定这些事情的实质是什么，应该采取什么具体行动才能推动它的发展，如果你无法立即完成它，那么把这些行动组织整理到你的系统中就行。
面对这类需要着手处理的材料时，你必须决定两件事情： 1. 你承诺完成哪些工作？达成哪些目标？ 2. 下一步需要采取什么行动？
“下一步行动”是指那些可执行、可操作的具体行动，并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展。
对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单，以及一个等待清单（清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务）。
我是这样给项目下定义的：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。这就意味着你的“项目清单”中会出现一些你以前不会视为项目的小事情。我对项目如此定义的根据是：如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。
将项目资料保存在这个视线内的系统中会更加简易和高效。
那些不到两分钟即可完成的工作和那些你早已完成的工作是已经过去的行动，你就没有必要继续跟踪了。需要紧追不放的是：那些将要在某一个特定时间或日期执行的行动（把它们记入你的日程表），那些需要尽快完成的行动（把它们添加到你的“下一步行动”清单中），以及那些等待他人去办理的事情（把这些纳入“等候”清单）。
日程表是一块神圣的领地。一旦在那里标记了某个行动，你就必须在那个特定的时间完成，而在别的时间则根本不用考虑这个行动。
把“下一步行动”进一步细分不失为一个明智的做法。比如当你有空且手头有电话时，你可以拿出要打的电话清单，或者当你在电脑旁边时，可以选择通过电脑来执行的任务。
“将来 / 也许”清单 这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。拥有这样一个清单不仅具有实用价值，而且令人备受鼓舞。
“备忘录” 文件夹 第二类应该纳入备忘录的内容，是你不愿意去做的事情，或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情
你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。
如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织整理系统，那么拥有一个“项目”清单、一个日程表、“下一步行动”清单（一个或多个）和一个“等待处理”清单就是回顾的全部内容。
这其中，浏览最为频繁的大概要数日程表了，它会提醒你这一天里的“必做任务”（当天必须处理的事情）。
完成了对日程表的查看以后，就该转向你的“下一步行动”清单了。这类清单的内容是一些预先确定下来的具体行动，一旦时间允许就应该予以实施。如果你将这些任务按照不同情境编入不同的清单（比如“在家里”、“在电脑旁”、“与领导开会时”），这样一来，遇到合适的情境就可以按照对应的清单来完成行动了。
根据你的需要，以必要的频率回顾你所列出、概括的任何事项和规划图，把相关内容赶出你的大脑。 对于“项目”、“等待处理”和“将来 / 也许”清单，根据你的需要进行定期查阅，只要能保证你不会在心中对其中的内容念念不忘就行，因为那会影响你的工作效率。
一切需要采取行动的事情，我们都应当对其进行定期的回顾，以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。
所有悬而未决的事务：“项目”清单（包括现行项目规划）、“下一步行动”、“议事日程”、“等待处理”，甚至“将来 / 也许”清单，都应该每周回顾一次。你自己也同时得到一次机会，确认大脑中无牵无挂，而且过去几天中的零星琐事已经统统被收集、处理并组织起来了。
你当然没有必要为了保证整个系统的井然有序，而随时中断手头上正在进行的工作。但是，为了保证整个系统健康正常地运转，你确实需要清理房间，每周更新一次内容
每周回顾应该完成以下任务： ·收集和加工处理所有的“材料”。 ·回顾整个系统。 ·更新各类清单。 ·做到彻底、清楚、实时和完整
大多数人并未真正拥有一个完善的、没有疏漏的系统，他们之所以无法从回顾中真正有所收获，正是因为他们无法做到总揽全局。他们总是模糊地感觉好像还有些事情被漏掉了。而一个完善的系统，将形成一个良性循环：你建立的系统越完备，你就越信赖它；你越信赖它，你就越有坚持运行这个系统的内在动力，而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。
你如何选择下一步行动呢？这个时候，你可以按顺序采用下面四个标准：情境、有多少时间、有多少精力和重要性。
·5 楼视野：目的和原则。 ·4 楼视野：愿景。 ·3 楼视野：目标。 ·2 楼视野：关注点及责任范围。 ·1 楼视野：当前项目。 ·地面：当前行动。
有许多技巧都可以用来启动思维，强化打破常规的思考模式。这些基本原则可以归纳为以下 3 点： ·不判断、不质疑、不评估、不批判 ·追求数量、不求质量 ·把分析组织工作置于次要的地位
组织整理的关键步骤如下： ·明确事件的重要组成部分 ·整理分类（按照下面一个或多个标准） ·构成因素 ·先后顺序 ·重要程度 ·足够详细的描述
对于任何工作，我们都可以通过提出一个相同的问题，来激发我们的思考、取得创造性的成果，这个问题就是——“你计划下一步做什么？”
你到底需要多翔实的计划？需要详细到什么程度呢？一个简单的回答就是，只要能够让你的大脑摆脱事 务的纠缠就足够了。 一般来说，一些事件总是沉重地压在你的心头，是因为你没有恰如其分地界定这些工作的预期效果、下一步的具体行动，或者是由于你没有把相关的提示信息安置在一个能够随时查阅的可靠系统中。除此之外，你也许并未充分地构思在实施过程中的一些具体细节、观点和解决方案，以至于你无法确信你所描绘出的蓝图。
对于你的工作效率和精神健康来说，专门腾出两天的时间来启动这一管理计划，其价值会翻倍。 这并不是因为这项工作本身有多么神圣不可侵犯，而仅仅是因为人们要耗费大量脑力来收集、决定如此多的未尽事宜，尤其是当它们长期以来一直处于“悬而未决”或“陷入困境”的状态时。任何中断都可能导致这一过程占用的时间成倍增加。如果你能安排一段完全不受打扰的时间，你会感到自己的控制能力空前提高，并体验到一种强烈的成就感，从而激发自身的能量和创造力。以后，你便能利用短暂的工作间隙不断维护这个系统。
诸如此类的事情会时常扰乱你的心智，就因为你没有决定是去马上处理，还是彻底放弃不管。但是这些事情会让你始终觉得“还有什么事情要办”，它们会控制你，无谓地消耗你的大量精力。
完成了实际物品的收集工作后，你大概需要 20 分钟到 1 个小时的时间把头脑中的内容清晰地记录在白纸上。你会发现这些事情的出现往往带有很强的随意性——琐碎的小事、重大事件、个人私事、工作问题等，它们并没有遵循任何特定的次序。 在这种情况下，你只需注重数量。这时要做到宁滥勿缺，千万别遗漏任何事情。就算记下了几个荒唐的想法，你也可以稍后再做定夺。
强调几个基本原则： 1. 首先处理工作篮中最上面的事务。 2. 一次一事。 3. 永远 不要把事务再次放回工作篮。
信息过多会造成不好的结果：你无法在必要时获得适当形式的信息。
“少于 60 秒”、“让你乐于使用”、“就在手边”、“一般性归档”，是让一个归档系统能够全速运转的重要因素。
在这里重申，所谓的“下一步行动”，是能够推进事务完成的、具体的、可实施的行动。
记住，下一步行动必须是可执行的具体行动。
如果你现在不立即决定下一步行动，那么每次你想到这个问题的时候，都会感到一定的心理压力（好像有什么事还没确定？）。这可能会最终导致你对这个问题视而不见，并进一步导致拖延。
拥有完善的组织整理系统，你才有精力去放眼更宏观的问题，大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得以释放。
保持不同类别事项彼此之间界线分明，这一点至关重要。每一种类别都代表着我们与自己达成的一类协议，以便在某个特定时间以特定方式提醒我们，如果它们彼此混淆、没有界线，那么整个组织整理工作也就丧失了意义。
因此，对组织整理而言，首先要捕捉并理清你和未尽事宜之间的具体关系。
·“项目”清单 ·项目的辅助资料 ·记录在日程表中的行动和信息 ·“下一步行动”清单（一个或多个） ·“等待”清单 ·参考资料 ·“将来 / 也许”清单
很多人都在使用清单，但是大多数人都无法让清单发挥应有的效力，这也导致了许多人对我所推荐的这样一个以清单为基础的管理系统持怀疑态度。这不是清单本身的缺陷，因为多数人都没有把事情分门别类地列入清单，甚至清单上的内容都不是完整的，所以清单在保持你头脑清醒方面的效力自然大打折扣。一旦你把要完成的各种事务合理地分类整理成几个清单，事情就会变得非常简单，你只要管理好这些清单就行了。
将日程表当作一个神圣不可侵犯的圣域吧，切不可将那些没有硬性时间要求的事情写入其中
这样一来，日程表中的行动会更加清晰，也更容易完成或者了解它们。当你按照这样的规则来安排你的日程表时，剩下的自然就是那些没有苛刻时间要求的 ASAP[1] 行动了。
经过多年的实践，我发现管理这些 ASAP 行动的最好方法是，将它们按照情境进行分类——所谓的情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形。比如，某个行动需要在电脑上完成，你就可以把它列入“在电脑旁”清单。如果某个行动需要你开车到附近转悠（去银行或者去电脑市场），那么将其列入“外出事宜”清单就是追踪这个任务的最好方式。
这种分类组织行动的方式的另外一个好处就是，充分利用你所处的环境，将你的能力最有效地发挥出来，以提高效率。
以下常见的下一步行动清单的标题会对你有所帮助： ·电话 ·在电脑旁 ·外出事宜 ·在办公室时（杂事） ·在家时 ·议事日程（按照人员或者会议分类） ·阅读 / 回顾
周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。
对材料进行组织整理的主要目的是减轻认知负荷，不必再不断地思考“我需要怎么处理它”
创建并维护一个包含所有项目（再重申一次，需要多个步骤才能完成的事情，我们将其称为项目）的清单吧，这绝对意义重大
“项目”清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。
你有可能在这三个主要领域发现“隐藏”项目： ·当前活动 ·较高视野的利益和承诺 ·当前的问题和机会 当前活动 有些项目往往需要从你简单保存的日程表、行动清单和工作区中收集。
在组织整理系统中，“项目”清单为你记录所有尚未完成的事务，这样你就能更加容易地总揽全局，做出恰当的战略决策。
没有任何一种方法能够完美地追踪所有的项目和子项目。你要做的就是确保自己不会忘记这些项目，并且知道在哪里能找到这些项目的提示信息。[8]
这些项目所需要的“下一步行动”和“等待”的任务都还不明确，都包含在成堆的文件和电子邮件当中，你需要从中挖掘出具体的下一步行动——这简直就是大量等待处理的材料，而不是具体的下一步行动。它会持续不断地催促：“赶快行动！快做决定！快点跟进！”当你忙于每天的具体工作时，这种文件肯定是你最不愿意拿起来的东西。你会对这种成堆的文件逐渐感到麻木，它们不会让你立刻投入行动，它们只会让你变得更加烦躁和焦虑。
你周围有哪些事在持续给你心理暗示，要求你对其采取行动？ 如果置身于这样的环境之中，你首先要做的就是将这个项目列入“项目”清单当中，并以此提醒自己它的存在。然后，将具体的行动步骤和“等待”的事情组织到合适的清单当中。最后，当可以采取具体行动的时候（比如说打个电话），你才需要将项目支持资料都拿出来以支持你的具体行动（在打电话的过程中可能需要查阅一些资料）。
数字时代的内在风险是：有多少数据，就会有多少互不相干的存放位置。
很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务（这些事情或资料可能是有价值的，但是不需要采取行动）混在一起，这恰好是很多人的个人管理系统存在的最严重问题之一
除了你的工作篮以外，这类“将 来 / 也许”的事情还有两个重要来源：你那富有创造性的想象力，还有你目前正在执行的项目清单。 激活并维护你的“将来 / 也许”清单可以释放你的创造性思维——你可以在不必付诸任何行动的情况下，想象各种很酷的行动。
为你创造性的想象力创建一个清单 当你有了时间、金钱和机会，你都希望做哪些事情呢？把它们逐一地记录在“将来 / 也许”清单上。典型的事情包括有： ·为你的家庭购买或者建造房屋 ·开始从事的业余爱好 ·想要学习的技能 ·想要表达的创意 ·需要购买的服装和饰品 ·想得到的玩物（高科技或其他类型玩具！） ·计划中的旅行 ·希望参加的组织 ·打算参与的公益性活动 ·想了解的事情、想做的事情
让你从全新的角度（即职业、人生目标和个人承诺的角度）出发，回顾检查你的“项目”清单，并且考虑你是否应该把当前的各种承诺和责任转移到“将来 / 也许”清单中。如果通过审慎的思考使你认识到，“项目”清单中的某项内容可能在今后几个月或者更长的时间内，都不会进入实施阶段，那你应该干脆把它转入“将来 / 也许”清单中。
每个人都会有一些自己非常感兴趣的事情。将这些事情列入清单的过程，肯定会给你带来不少乐趣。比如： ·食品——秘方、食谱、餐馆、葡萄酒等 ·子女——要和子女一起做的事情 ·想读的书 ·想看的电影 ·关于礼品的一些主意 ·想要浏览的网站 ·周末的外出旅行 ·想法——五花八门（因为你也不清楚应该归属于哪个类别）
如果你无法定时对“将来 / 也许”清单保持关注，并且头脑清醒地思考其中的内容，那么“将来 / 也许”清单也就丧失了它存在的价值。
我们有能力做的，也有能力不去做。 ——亚里士多德
最明智的做法是：记录在日程表里的事务，一定得是你想暂时抛于脑后但又希望在某一天得到提醒的事情。这样的事务数不胜数，下面列出几类： ·提醒自己开始落实某个项目 ·你可能想要参与的活动 ·提醒自己做出决定
你只需每天花几分钟时间，就能让这个“备忘录”系统运作起来。与你的付出相比，你的回报将非常丰厚。这是一种独特的执行功能：决定不在某个时间点之前做出决定。
确保自己能随时查阅想查看的清单。
要保证你的系统是值得信赖的，关键的一点就是定期以更高的视点检视自己的内心，并对系统进行更新
如果你的系统远远落后于客观情况，你的大脑就不得不把大量的精力浪费在“记忆”、“回忆”之类的低级工作上。
什么是每周回顾 非常简单，每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段——收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向——直到你能够确认：“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。”
将你在忙碌的一周中产生的所有碎片化结果进行归拢的初始阶段。
清空收集工具 检查所有日志、会议记录和记事本上的各种内容，确定并列出其中的所有行动项目、等待事宜、日程表事宜，以及将来要完成的事情，并将其中包含的资料进行归档，需要阅读的资料要归入“阅读”文件夹，将电子邮件、文本和语音邮件的文件夹清空。在这一过程中一定要严格要求自己，收集、处理你所遇到的一切有关交流、工作、创意、信息的记录，同时清理掉没用的垃圾。 清空大脑 把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情，以 及所有尚未捕获和理清的事务。
那些工作经验更丰富的人却能认识到“磨刀不误砍柴工”的道理——安排一段不被打扰的时间，仔细梳理自己的工作——这其实就是某种程度上的每周回顾。
工作上的好点子经常在非工作时间蹦出来。
一边是一个个紧张的会议，一边是携酒漫步于夕阳下的池塘边，在这两者之间，需要有一个中间状态，让你有时间对事务进行思考和重组，让自己在更高的层面上控制自己的生活。
任何人都不可能随时保证自己的所有事情都已经彻底得到确认、澄清、评估和实施，这根本就不可能。
思考是工作和生活的精髓，同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地认真思索时，其他人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力开启这种自我指导的思维过程，那么你就是在向懒惰屈服让步，你将永远丧失控制自己生活的能力。 ——戴维·凯克奇
某些时候，你必须搞清楚你的宏观目的、长期目标，以及从根本上对你的决定起推动、评估和排序作用的愿景和原则。 在你的工作中，最重要的目标和目的是什么？你有明确的一年或者三年规划吗？你的职业生涯如何规划？目前的生活方式是否令你满意？从长远目标的角度来看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？
收集、处理、组织整理和回顾这几大过程的最终目的以及最大的挑战是回答这个问题：现在的时间是星期三早上 9 点 22 分，你要做些什么呢
记住，当你确定下一步行动时，是依据下面的四重标准进行的： 1. 情境 2. 有多少时间 3. 有多少精力 4. 重要性
按照情境而分类整理的行动清单，自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选项。如果你把大量行动罗列在同一个清单中，但是却不能在 同一个情境下执行，那么在选择行动的过程当中，你就不得不花费大量的精力对这些行动进行重新的思考和筛选，以决定到底该执行哪个行动。
那些只给自己准备了一个“混合”行动清单的人，经常发现自己在应该执行行动的时候，却在思考下一步行动到底是什么。
现在，我把我需要电脑辅助的各项行动分成了三类：不需要互联网连接的、需要互联网连接的，以及纯粹的网上冲浪（有待在网上搜索的可能有趣或值得关注的事项）。
我建议你时刻带着一份小事清单：上面列出的都是一些花费极少精力或创造力就能完成的事情。当你精神疲惫、体力不支时，就可以拿出这份清单来执行。
这也就是我们要求个人管理系统一定要界线分明的最好理由：即使当你并非处于巅峰状态时，它也可以使你能够轻松自如地保持较高的办事效率
通常，人们更容易卷入随时冒出来的紧急事务中，而不是按部就班地去处理自己的工作篮、电子邮件和其他悬而未决的问题。
这些紧急的情况都可以理解。然而，当你没有对清单上的其他工作进行重新查看和评估时，你的焦虑情绪就会不断增加。只有在你清楚地知道所有你“应该执行却尚未执行的工作”时，这种焦虑才不会继续困扰你。这就要求对工作篮进行定期处理以明确你的工作，并且坚持定期全面回顾包含了所有预定工作的各类清单。
一旦你培养起这种技能和习惯，对输入的信息进行加工处理，并输送到一个完善的系统中去，你就能够更加自信地决定：哪些事情需要做，哪些事情可以稍后做，哪些事情应该立刻做
人们常常抱怨说是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而，在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析 处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了
你要做的是发现你的世界，然后全身心地投入其中。 ——佛陀
地面 首先你需要保证行动清单完整无缺，这本身就可能是一项十分艰巨的任务。那些专注于收集和落实这些行动的人发现，有许多事情（往往有一定重要性）已被他们遗失、忘记，或者干脆被彻底忽视了。 如果你所收集到的日程表以外的“行动”和“等待”事项总数不超过 50 个（要包括所有的约会、会议等），那么你的收集很可能还不彻底
3~5 楼视野 前面 3 个较低层次的内容大多是针对事务当前状态的（你的行动、项目、职责），再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面的问题。在这里，我们依旧要整理出一个清单［尤其是在顶层（目标和原则），可以对监测和纠正行为进行持续校准］，但其内容是关于“我现在要达成什么目标，我如何才能达成这个目标”。这其中会包含：你一年内的工作目标（3 楼视野），3 年的职业规划和个人价值（4 楼视野），还有你的人生目标（5 楼视野）。 当你无法确定自己的目标时，你也就永远无法感到满足。
我们的主要目的在于，抓住那些引发你当前行动的内在的、原始的动机（其中一些可能来自你较高层次的承诺和意图）
你应该向自己提出的问题是： ·我们机构的长期目标和目的是什么？为了履行我的责任，我需要完成哪些相关的项目？ ·我为自己设定的长期目标和目的是什么？为达成此目标，我该执行哪些项目？ ·还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情？
中立是一种既不能突进也不能磨蹭的状态。中立并不意味着消极、自满或被动，而是从容不迫，允许在采 取进一步行动之前新的信息、新的可能出现。当处于中立状态时，你其实可以提高自己的敏感性和直觉智慧。中立是萌发新机会的沃土。 ——道克·奇尔德
然而有两类项目，确实需要我们进行某种形式的安排策划：（1）那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务；（2）那些意外冒出新点子或临时出现新细节的项目
第一类——这些项目，除了下一步行动以外，还有其他需要你确认和安排的方面。也就是说，在你确定了下一步行动后，还需要进一步的关注和处理。对于这类情况，你就需要应用自然计划法了（可能是其中一个或多个阶段）：定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。 第二类——这类项目的想法会突然冒出来，很可能不是在工作场所和工作时间（海滩上、汽车上或者会议上）。你应该将这些想法随时收集起来。这样一来，这些念头就可以先被保存起来，以后再做仔细考虑。
现在，就请找出你目前最关心或者最感兴趣的几个项目，对这些项目进行一些思考、收集或组织整理工作。在此过程中你可以使用任何你认为用得上的工具。 每次一个、自上而下地逐个面对这些项目。问问自己：“对于这件事情，我还需要了解什么？获取什么？记住什么？” 让我们把超前的焦虑变成超前的思考和规划。 ——温斯顿·丘吉尔
在与别人交流（合作）的过程中，如果你在接收信息、组织整理以及管理的各个方面都做到无懈可击，别人自然就会对你给予特别的信任。更重要的是，你在处理自身世界的过程中带着一定程度的自信，这是难能可贵的。
一旦组织期待并强化这种最佳做法，不允许任何事情因沟通不畅而失败，让每个人为后续行动负责，由适当人选明确、跟踪 相关承诺，就能显著提高组织文化的创造性，同时缓解其压力。
焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的
如果你的消极情绪来自于毁约，那么可以使用以下 3 种方法来对付这种局面，消除负面影响： ·不签订协议。 ·完成协议。 ·重新商定协议。
一个原本轻松快乐的周末很可能被家中积累下来的各种杂事消耗殆尽。而当你捕捉到所有的未尽事宜，并能随时在清单中看到它们，你的大脑中的某一个部分就会迸发灵感（或因为压力和紧迫感催生创造力），尽快把它们一一完成。
这就是职场的讽刺：无论你做得多好，你都需要做得更好。
是宽容，方能打开唯一可能通向创造性思维的道路。 ——德斯蒙德·威尔森神父
记不起你曾经同自己签订的协议，并不意味着你摆脱了这个协议造成的责任和压力。你可以向任何一个心理学家咨询，你的心灵是否能分清头脑中的任务是应该立即完成还是以后某个时间再完成，答案是：不能。
根据我的经验，任何仅凭你的大脑保存的事情，要么会缺少足够的关注，要么会占用过多的关注。收集所有未尽事宜的原因，并不是因为它们都具有完全同等的重要性，恰恰是由于它们的重要性不同。任何未收集到、未完成的事务（无论是否重要），同样都会产生心理压力，消耗宝贵的精力。
当你大脑中别无他物时，你将“活在当下”，“心如止水”，工作与娱乐合而为一。
这并不意味着大脑中空无一物。只要意识清醒，你的大脑肯定会专注在某一事务上。如果你每次将精力集中于一件单独的事务上，没有一丝分心，那么你就已经达到“心如止水”的境界了。
在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成易操作的小任务，然后立即实施其中第一项内容。 ——马克·吐温
如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层。
我是一个年老的人，能预想到许许多多的困难和问题。但是，它们中的绝大部分从未发生过。 ——马克·吐温
还存在着一种解决方法：通过确定下一步行动更巧妙地平抑烦恼。当你确定了推动事务进程的下一个具体步骤时，就会有从压力中解脱出来的感觉。
当你认识到你所关注的内容是一件可以完成的任务时，就会增强你的信心和方向感，让你有完成它的动力。
是否确定任务的下一步行动，会使你对任务的态度发生 180 度的逆转。思考并做出决定需要付出精力。
在对开始采用这种方法的人进行跟踪调查时，我发现导致许多人故态重演的一个难以察觉的原因，就是他们的下一步行动清单不再单纯地罗列下一步行动，而是再次变为他们的任务目录。
有几位经验丰富的高级主管人员曾经告诉我，在他们的机构把“下一步行动是什么”作为一个行为标准而建立起来以后，很快收到了明显的效果。这一做法对机构的文化产生了深远影响，并对机构的发展起到了良性推动作用。
光说不练假把式。 ——中国谚语
无论会议讨论进行到什么状况，在会议结束之前 20 分钟，都提出一个问题——“那么，目前需要采取的下一步行动是什么呢？
在我看来，真正会令人不快的是：任务没有布置清楚就让会议结束
当人们学会运用“下一步行动”技巧时，他们就会赋予自己更大的力量。他们双眼有神，步履轻盈，举手投足间流露出信心和智慧。虽然每个人都很有能力，但是若能有效 地管理那些推动事务发展的具体行动，则会进一步激发更大的能力，并使其开始发挥作用。
当你开始着手处理事务的时候，你内心其实就已经相信你能够做到这一点了，而这恰恰又进一步推进了事情的进展。
结果和行动是紧密联系、相互影响的。只有当你对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有你知道该如何行动的时候，结果和现状才能联系起来。你可以而且必须同时从这两方面入手来解决问题。
我的好友史蒂文·施耐德是大脑认知领域的一位专家，他提出这样的观点——“生活中只存在两个问题：（1）你知道你想要达到的目标，但你不知道如何达成它；（2）你不知道你的目标到底是什么。”如果这种说法是正确的（我认为是的），那么，也就只存在两种解决方法： ·找到你的目标（结果） ·找到具体的办法（行动）
智慧不在于知晓最终行动，而在于知晓下一步行动。 ——赫伯特·胡佛
理想主义者认为，短期的问题无关紧要；愤世嫉俗之人相信，长期的目标没有什么了不起；而现实主义者认定，短期问题的处理，决定了长期目标的实现。 ——悉尼·J·哈里斯
我尊重深知自己追求目标的人。世界上的大部分伤害，都源于对自身目标的认识不足。人们承诺建造一座塔，但他们在打地基时付出的劳动不足以搭起一间小屋。 ——约翰·沃尔夫冈·冯·歌德
GTD 不仅是一种管理任务和项目的做法。在许多方面，它侧重于有意义的工作、有思想的生活，以及心理的健康，而不只是提供高效率的工作方法。GTD 所强调的结果型思维，要求我们考虑生活事务，并学会有效地捕捉、理清、组织整理事务，以及评估结果，以便我们能更清晰地思考，无疑能真正改善我们的生活体验。
其论点非常深刻：你的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西！
你的大脑是用来获得想法的，而不是用来保存想法。
丹尼尔·列维京在《有条不紊的思路》一书中对认知科学领域的新发现进行了精彩阐述，涉及我们在信息时代管理并跟进相关数据的有限能力，以及创建并利用某种“外脑”的必要性。[2] 一旦你把自己的记忆当作个人组织整理系统（这个世界上的大多数人仍在这么做，以此处理那些管控自己生活的行为），你的大脑必定变得不知所措、不堪重负，因为你要它迫切处理的是它尚未完全掌握的东西。 然而，你能以适当、有效的方式转移大脑的注意力，形成针对未来思考和行动的最佳诱因（比如阅读一封电子邮件，然后在日历表上写下一次会面计划，进而处理这个问题，或者利用此次机会），然后你的大脑就可以进入放松状态。一旦在适当的情景中出现了你所关注的特定情形，大脑就可以凭借诱发因素自发地进行思考。你相信你会及时看见日历表上的安排，并能做出足够的准备。 GTD 为你确认需要重点关注的事情提供了方法，从而使你可以提前付诸有效行动，并为在适当时机进行适当思考组织一套提醒方法。这两位比利时研究者阐述了在有效地利用大脑优势或劣势背后所蕴含的科学原理，为我们以最少的思考更有效地取得意义深远的成果提供了一个框架！[3]
很多工作本身就包含了目标和反馈结构的类型，从而允许人们在工作中体验沉浸状态，这种现象与较高水平的主观幸福感有关。
你每次只能有意识地关注一件事情。如果那是唯一吸引你注意的事情，你就处于沉浸状态。 GTD 方法中包含几个沉浸体验条件，即有明确的目标并能获得反馈。GTD 的重点在于一次专注于 一项任务，这与沉浸体验的核心内容密切相关：专注于某个刺激场有限的特定行动
GTD 的一个关键心理要素是，别把你的工作简单看作系列性的大项目，而要直接当作下一步具体行动。从失败 / 不知所措状态转向激情状态有利于你推动执行此类任务，这是一个以积极方式转变心态的好例子。
总体上确保实现目标（针对既定目标采取行动）的最佳方式是，就何时采取特定行动在大脑中形成因果关系。当你提前制订计划（执行意图）并确定在相关情形下要采取的行动时，正确的行为应该是近乎自动地完成，而不需要动用你有限的意志力储备。
“搞定”能让人们创建并维护一个有关他们对自己和他人所做承诺的完整图景，从而能在任何给定时刻就是否行动做出适当决定，进而自动建立起自信和控制感（自我效能）。简单识别所有悬而未决的问题，将其从记忆库转移到外脑，同时有条不紊地确认具体、可行的下一步行动，是一种自我控制和导向行为
·基于“待执行事项”决定下一步行动； ·充分利用“等待”类型清单，以便能在适当的时机保存他人交付的预期可交付项目，并审查其后续状况； ·利用“日程”清单收集与他人的沟通信息，并加以管理； ·维护一个简单、易于访问的归档和参考系统； ·将日历表作为纯粹的“硬质景观”加以保存，不要让不相干的新事务破坏其可信度； ·进行“每周回顾”，以保证某个系统的功能正常化，且持续更新。
高级层面“搞定”精通水平的标志是： ·一个完整、最新、清晰的项目清单； ·一张角色、职责、兴趣（个人和职业）的地图； ·一个集成化的全面生活管理系统，这个系统是基于某人的当前需求和发展方向定制的，用于动态监控日常工作以外的行为； ·面临的 挑战和意外状况将驱使你采用（而不是弃用）这个方法。
尽管对于无压力工作效率的持续体验而言非常重要，但很少有人——甚至包括那些执行“搞定”方法多年的人——真正围绕一份完整的项目清单开展工作，并定期进行客观回顾。不过，真正到达这个层面的人已经逐渐认识到项目清单的力量，并将其作为借以开展行动的基本列表。
鉴于我对项目的宽泛定义（你在一年之内按要求采用多个步骤努力实现的任何结果），即便它们足够明确（“买新轮胎”、“修理打印机”、“找一个新保姆”，等等），你也很难对其进行全面描述。但真正重要的是，将更多更微妙的想要的结果转化为可执行的任务（“明确弗兰科在团队中的新角色”、“研究提高贝蒂娜数学成绩的方案”、“解决与邻居间的地界问题”，等等）。在
精通 GTD（事实上是精于生活！）的标志是，一个人正视所有他 / 她关注的对象（担心、忧虑、难题、问题和紧张因素），并将其转化为可实现结果（项目），以便通过具体的下一步行动进行处理
·利用你得以释放的注意力，探索更加重要的工作内容和价值； ·利用你的外脑，创造新的价值。
一旦你真正了解并相信你能够有效执行你工作篮中的任何事项，你可以随心所欲地将所有事务投入工作篮，
一旦你对管理系统的应用精通到这种程度，“搞定”的实施重点就会发生转移，从以最有效的方式处理新事务和日常生活中的内在需求，转移到充分利用自设情境和触发因素的优势产生富有创造力的想法、观点，激发通常情况下不会采取的行动。
正如认知科学家已经证实的，你的大脑不擅长突如其来的回忆，却很擅长富有创造力地思考其直接面对的评估对象
一旦摆脱了记忆功能， 大脑就成为一个可以发挥惊人作用的装置，它把事情放到“门前”，让你不必苦思冥想思考的内容。
每个人都有无数机会可以为我们的世界创造价值。但是这种情况并不会自然发生。你意识到这种动态现象并对其加以巧妙利用，这是在高级层面精通 GTD 的标志。它可以不受任何限制地自由生成并发展各种构想，然后利用处理手段，对那些笔记和想法进行适当的组织整理。最聪明的人可以意识到，他们的“聪明”和灵感状态只是随机存在的。这些人精心打造各种系统和流程，以利用往往在愚钝背后沉睡的聪明才智来处理我们所栖身的狂野世界。
·3~6 个月后，再回顾本书的内容，你会发现很多第一次阅读时漏掉的东西。只要你认真阅读，你的收获会比第一次更多。
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